前言
隨著混合辦公成為工作趨勢與科技網路快速發展，線上會議已成為多數人開會的選擇之一。但線上會議總有關麥不說話不開視訊鏡頭、掛機、斷線的與會者，造成線上會議效率低落。
西雅圖新創公司Read進行測量從9月推出 1000 萬美元種子輪融資以來，超過 300 萬分鐘的線上會議後，統整、發布了第一份研究報告。報告衡量了線上會議參與者的參與度和情緒，對於七人或更多人的線上會議，得到一些調查結果：
- 50% 的參與者遲到
- 40% 的人參與度低於平均水平或不佳
- 22% 的參與者一句話也不說
- 11% 沒有視訊或音頻
加上，SEO分析軟體SEMRUSH的數據統計，2023年Zoom3月的總訪問次數達9億次，比2月份多出18%；相比疫情開始前兩年，以 Microsoft Teams 用戶來說，每週進行線上會議的次數大幅增加了 153%，而且進行線上會議這一趨勢並沒有減弱的跡象。
當線上會議變成多數人的選擇時，應該要如何舉辦一場高效率的線上會議成為工作課題。本文就來介紹線上會議的外掛功能「Read AI 」如何透過數據進行會議效率的提升。
圖／Read AI
利用 Read AI 打造有效率的線上會議
「糟糕的會議消耗了非常多的精神。」Read AI共同創辦人暨執行長David Shim表示。David Shim 藉由AI進行優化會議效率。Read AI 是一個會議外掛工具， 當會議開始，便立即計算遲到人數、每位參與者的說話時長、次數及臉部表情，並告訴會議主持人該如何進行改善會議品質、是否需要減少不必要人員等 ，而這其中的關鍵技術「數據分析」。
David Shim說明：「線上會議分析的未來不是錄音和大綱摘要。相反的，它應該可以讓我們了解會議的進行情況，以及哪些時刻的互動率是高是低。」
當許多線上會議開發軟體公司專注於增加線上會議功能，例如線上投票、表情符號、分組討論等，David Shim 則是專注於線上會議的本質——要讓會議變得更有效率。因為線上會議的參與方便，不像實體會議需要花費交通時間，因此不時邀請「非核心人員」加入會議中反而增加了溝通、等待與會人員加入會議時間等成本，進而降低了會議效率。
Read AI 主要三大功能
David Shim 將「會議效率低落」問題拆解為「說話時間、遲到時間、情緒反應」等量化指標並加以分析，提升線上會議的效率。以下是Read AI主要的3大功能：
- 識別會議參與者的情緒、參與度：
- 透過加入到每場會議中，即時分析所有與會者的行為，例如計算有多少人遲到，並偵測與會者的面部表情及說話次數來算參與程度，同時記錄會議對話。待會議結束後，使用者便會得到一份報表，可以看到本次會議中，每一個人在每分每秒的參與度分數，Read AI 也會在會議中建議可優化之處，讓主持人檢討會議需要改進的地方。
Read AI 識別每一個會議參與者在會議中每分每秒的投入程度／圖Read
- 協助整理會議摘要，分析文本意涵：
- Read AI 同時製作會議摘要，且透過文本分析將每一個句子分類，區別出「關鍵執行動作」、「關鍵問題」，並整理整場會議經常被提及的關鍵字，讓會議主持人可以迅速回顧先前會議狀況。
Read AI 可以針對不同句子，分類句子的含義／圖Read
- 根據舊有紀錄，推薦下一場會議時間點：
- 如果想要安排下一場會議，Read AI 還有另一款功能 Smart Scheduler，專門幫助主持人排定會議時間，假設有3個時間空檔，Read AI 便推薦過去歷史及路中參與度最高的時間區間。
Read AI 根據每線上會狀況，提供優化建議／圖Read
Read AI 導入ChatGPT 生成會議摘要影片
Read AI也串接、導入ChatGPT的大型語言模型，推出「影片精華摘要」功能，讓沒有參與會議的人透過簡短的2至3分鐘影片，快速了解會議重點，不必再花費長達1小時左右的時間觀看完整的會議錄影，透過這項功能的導入，也提高了工作效率與生產力 —— 並減少22%參加會議的人數，也增加13%會議準時開始與結束的時間。
總結
本文介紹了西雅圖新創公司Read AI的線上會議外掛功能，透過數據分析提升會議效率。Read AI可以識別會議參與者的情緒、參與度，協助整理會議摘要，並根據舊有紀錄推薦下一場會議時間點。另外，Read AI還導入ChatGPT的大型語言模型，推出「影片精華摘要」功能，讓沒有參與會議的人透過簡短的2至3分鐘影片，快速了解會議重點。